Politique de Confidentialité

1. Avant-propos

Le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sont des principes fondamentaux au Centre des femmes de Montréal-Est / Pointe-aux-Trembles - Maison Gisèle Pomerleau, (ci-après « le Centre »). Conformément à la Loi 25, le Centre s’engage à adopter des pratiques rigoureuses et éthiques en matière de collecte, de gestion, de conservation, de destruction et de divulgation des renseignements personnels.

Cette politique s’applique à l’ensemble des personnes concernées par les activités du Centre et de la Maison Gisèle Pomerleau (MGP) : membres, participantes, employées, administratrices, bénévoles, stagiaires, partenaires et toute autre personne présente dans nos installations.

Elle vise également à faire connaître les mesures mises en place pour traiter les plaintes et incidents liés à la protection des renseignements personnels.

2. Définitions

Travailleurs/travailleuses : Toute personne qui œuvre au sein du Centre, rémunérée ou non (employée, sous-traitants, bénévole, stagiaire, etc.). Participante, clientèle, femme hébergée : Toute femme qui fournit des renseignements personnels au Centre dans le cadre de sa participation à une activité, un service (incluant le service d’hébergement) ou un événement.

Renseignement personnel : Toute information, quelle que soit sa forme (verbale, écrite, visuelle, numérique…), permettant d’identifier une personne physique, telle que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, les informations médicales, etc.

Confidentialité : Principe visant à restreindre l’accès aux renseignements personnels à des personnes autorisées uniquement.

Incident de confidentialité : Tout accès, utilisation, communication ou perte non autorisés de renseignements personnels, ou toute atteinte à leur sécurité.

Registre des incidents de confidentialité : Document dans lequel sont consignés tous les incidents, incluant la nature, la date, les personnes touchées, l’évaluation du risque de préjudice et les mesures correctives prises.

Risque de préjudice sérieux : Risque d’atteinte significative à une personne concernée, analysé en fonction de la nature des renseignements compromis, des conséquences possibles et de la probabilité d’un usage malveillant.

3. Obligation de confidentialité

Toute personne impliquée auprès du Centre s’engage formellement à respecter la confidentialité des renseignements personnels auxquels elle a accès. Cet engagement peut figurer dans le contrat de travail, une entente distincte ou toute autre forme appropriée.

Cette obligation demeure en vigueur même après la fin du lien avec le Centre.

4. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Le Centre collecte uniquement les renseignements nécessaires à l’exercice de ses services, et ce, auprès de la personne concernée, sauf exception prévue par la loi ou autorisation écrite de celle-ci.

Les renseignements personnels peuvent servir à :

• Gérer les inscriptions et la participation aux services, activités ou événements ;
• Maintenir les dossiers administratifs du personnel et des bénévoles ;
• Répondre aux exigences légales ou contractuelles (ex. : fiscalité, assurances, etc.).

Dans le cadre des services d’hébergement offerts par la Maison Gisèle Pomerleau, le Centre recueille également des renseignements personnels permettant d’évaluer l’admissibilité des femmes et de leurs enfants à un logement, tels que la situation conjugale ou familiale, les besoins en matière de sécurité, de confidentialité, de santé, ainsi que toute autre information pertinente à l’accompagnement et à l’offre d’un hébergement sécuritaire et adapté. Ces renseignements sont traités avec la plus grande confidentialité et ne sont utilisés qu’aux fins d’admission et de prestation des services d’hébergement.

5. Conservation et sécurité des renseignements personnels

La directrice générale du Centre est désignée comme personne responsable de la protection des renseignements personnels (PRP). Elle est chargée :

• De maintenir à jour le registre des incidents de confidentialité ;
• D'autoriser l’accès aux renseignements personnels selon les responsabilités des membres de l’équipe ;
• De veiller à la sécurité physique et numérique des renseignements conservés ;

Les membres du personnel ayant accès aux renseignements personnels doivent :

• S’assurer que ces renseignements sont protégés contre les dommages physiques et les accès non autorisés ;
• Protéger tous les documents numériques contenant des renseignements personnels (notamment sur supports amovibles) au moyen de mots de passe robustes et régulièrement mis à jour, notamment lors de changements de personnel ;
• Conserver les documents en format papier dans des classeurs verrouillés ou tout autre lieu sécurisé conforme aux normes internes du Centre.

Tout incident de confidentialité doit être signalé sans délai à la direction, afin qu’il soit consigné dans le registre, que des mesures soient prises pour réduire les risques de préjudice et prévenir la répétition de tels incidents. Les incidents sont conservés dans le registre pour une période minimale de cinq ans suivant la date à laquelle ils ont été constatés.

La direction évalue la gravité de chaque incident. En cas de risque de préjudice sérieux, elle informe la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne concernée.

Le Centre doit également obtenir de la part de ses fournisseurs de services technologiques un engagement formel à préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels, incluant l’obligation de signaler tout incident de confidentialité.

Adoptée par le conseil d’administration le : 12 juin 2024